Erhvervsskolerne.dk bruger cookies til statistik. Hvis du bevæger dig videre, accepterer du vores brug af cookies.  Luk | Læs mere
erhvervsskolerne aars

Politik for opbevaring og behandling af personoplysninger

Oplysninger som gives eller overdrages til Erhvervsskolerne Aars om personer (medarbejdere, elever, værger, kursister, virksomheder, jobansøgere, øvrige samarbejdspartnere m.fl.) behandles ansvarsfuldt og med respekt for den enkeltes privatliv og integritet, virksomheders forretningsforhold og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål.


Alle medarbejdere på Erhvervsskolerne Aars har modtaget en instruks, som indeholder de retningslinjer, man som ansat ved Erhvervsskolerne Aars er ansættelsesretsligt forpligtet til at overholde, i forhold til opbevaring og behandling af personoplysninger. Ved brug af ekstern assistance indhentes erklæring i forhold til tavshedspligt og opbevaring og behandling af personoplysninger.

 

Oplysninger opbevares sikkert og forsvarligt, og kun så længe de er nødvendige af hensyn til sagsbehandlingen, eller som lovgivningen pålægger os.

 

Politikken er godkendt af bestyrelsen og udover medarbejdere på Erhvervsskolerne Aars omfatter politikken også de til enhver tid værende bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg nedsat af bestyrelsen.


Kontaktoplysninger på den dataansvarlige


Erhvervsskolerne Aars er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine oplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. I forhold til fællesoffentlige systemer (eks.: Elevadministrative systemer og økonomi-, betalings-, HR- og lønområdet) er der for pligtige systemermet et fælles dataansvar med ministerier og styrelser.

Kontaktoplysninger:

            Kontaktperson: Poul Michael Dalbøge

            Adresse: Østre Boulevard 10, 9600 Aars

            Mail: gdpr@erhvervsskolerne.dk

            Website: erhvervsskolerne.dk

            CVR: 10047242



Behandling af personoplysninger

Personoplysninger behandles udelukkende af personale ansat ved Erhvervsskolerne Aars eller af virksomheder med hvem, skolen har en databehandleraftale. Undtagelsesvis kan personoplysninger behandles af myndige personer i praktik ved Erhvervsskolerne Aars. I de tilfælde har den ansvarlige chef gjort praktikanten bekendt med politik og instruks.

 

Vi behandler følgende personoplysninger, herunder også oplysninger om enkeltmandsvirksomheder (klik på type): 


Medarbejder (alle som aflønnes af Erhvervsskolerne Aars - herunder også undervisningsassistenter, studentermedhjælpere og tilsynsvagter)

Myndig elev

Værge og umyndig elev

Kursist

Virksomhed (Selskaber, enkeltmandsvirksomheder, institutioner, faglige udvalg og offentlige myndigheder)

Jobsøger

Samarbejdspartner i øvrigt



Her indsamler vi oplysninger fra
     
Vi behandler ikke andre personhenførbare oplysninger med mindre, der foreligger udtrykkeligt samtykke fra dig.

Vi modtager som oftest oplysninger fra dig, din arbejdsgiver, offentlige myndigheder, uddannelsesinstitutioner, faglige organisationer ved, at de videregives til os i fysisk form, telefonisk, på mail eller som er indtastet i en af vores datakilder: Klik her og relevante informationer åbner sig).

Når du sender/overdrager personoplysninger til os, er det dit ansvar, at sikre, at oplysningerne ikke kan tilgås af uvedkommende. Når oplysningen er kommet os i hænde, er den videre håndtering og opbevaring vores ansvar. Dataudvekslingen i de med * markerede systemer er krypteret.

Hvis du overdrager personoplysninger til skolen i mail, bør det ske som "sikker mail". Sikker mail til skolen kan bl.a. sendes via skolens hjemmeside.


Formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål afhængigt af, om du er medarbejder, elev etc. Formålene er (klik og relevante informationer åbner sig):

Medarbejder (alle som aflønnes af Erhvervsskolerne Aars - herunder også undervisningsassistenter, studentermedhjælpere og tilsynsvagter)

Myndig elev

Værge og umyndig elev

Kursist

Virksomhed (Selskaber, enkeltmandsvirksomheder, faglige udvalg og offentlige myndigheder)

Jobansøger

Samarbejdspartner i øvrigt


Behandling af personoplysning på baggrund af interesseafvejningsreglen

I det omfang vi behandler personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af følgende berettigede legitime interesser:


  •         Brugeroprettelse i IT-systemer
  •         Eksamen og censur
  •         Svendeprøve
  •         Studierejser
  •         Ekskursioner
  •         Indkvartering og skoleophold
  •         Elevarrangementer internt og eksternt
  •         Virksomhedsbesøg
  •         Kompetenceudvikling (Kurser, konferencer, møder mv.)
  •         Eksterne udviklingsprojekter (ansatte)
  •         Sygesamtaler
  •         Prøvetidssamtaler
  •         Medarbejderudviklingssamtaler
  •         Dokumentation og kontrol af registreringer
  •         Kontaktoplysninger på samarbejdspartnere
  •         Adgangsidentifikation
  •         Statistikker og analyser der understøtter de angivne formål med behandling af personoplysninger


Samtykke

Vores behandling af dine personoplysninger baserer sig som hovedregel på et lovgrundlag eller på baggrund af Interesseafvejningsreglen. I de tilfælde hvor vi undtagelsesvist har behov for at behandle yderligere personlysninger til de formål, som er beskrevet ovenfor, vil vi indhente dit skriftlige samtykke.
 
Det er frivilligt, om du vil give et sådant samtykke, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage. Når du afgiver samtykket vil det konkret være angivet, hvorledes du kan trække samtykket tilbage. Du kan altid trække et samtykke tilbage ved mail til gdpr@erhvervsskolerne.dk eller ved almindeligt brev med underskrift.
 
Indhenter vi almindelige personoplysninger om umyndige børn og unge på 15 år eller derover, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive samtykke. Hvis vurderingen er, at det er den pågældende ikke, eller hvis der er tale om særlige personoplysninger, så indhenter vi samtykke fra værgen. Indsamler vi almindelige personoplysninger om børn via informationstjenester (apps, sociale medier, YoungCRM m.v.) eller ved personlig forespørgsel, kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive skriftligt samtykke.
 
Vi indhenter ikke oplysninger og anmoder ikke om samtykke fra umyndige, som forpligter dem juridisk, og informationerne anvendes udelukkende for at understøtte/kvalificere den unges valg af uddannelse og synliggørelse af studei- og ungemiljøet på medier.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver kun oplysninger, når lovgivningen giver mulighed for det eller ud fra Interesseafvejningsreglen, såfremt videregivelsen er et led i varetagelsen af vores pligter i forhold til ovenfor angivne formål.

Der videregives oplysninger til:
·         Arbejdsgiver
·         Hjemskole
·         Relevante offentlige myndigheder
·         Pensionsselskaber
·         Forhandlingsberettigede organisationer
·         Forsikringsselskaber
·         Grundskoler
·         Andre uddannelsesinstitutioner
·         Rejsebureau, flyselskab og hotel i forbindelse med ekskursioner og studierejser
·         Revisor
·         Bevilgende juridiske enheder
·         Klageinstanser
·         Industriens uddannelser
·         Udvalg nedsat af bestyrelsen
 
Herudover videregiver vi kun oplysninger, hvis du har afgivet samtykke.
 
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaers markedsføring uden samtykke i henhold til ovenstående.

 
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 
Vi har forskellige opbevaringsperioder alt efter behandlingsformål og alt efter, om du er medarbejder, myndig elev, værge og umyndig elev, kursist, virksomhed, jobansøger eller samarbejdspartner i øvrigt. Vi opbevarer personoplysninger om dig, så længe vi har behov for den konkrete oplysning for at varetage de ovenfor angivne formål. 

Eksempelvis er vi forpligtet til at opbevare de personoplysninger, der ligger til grund for
  • et eksamensbevis i 30 år
  • afregning af opkrævninger, godtgørelser, refusioner og øvrige økonomiske forhold i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • bogføring og beregning af tilskud i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om 

Personoplysninger i relation til eksempelvis
  • den daglige undervisning
  • koorespondance med samarbejdspartnere

opbevares kun i 3 måneder efter uddannelsens, kursets eller samarbejdets afslutning. Perioden på 3 måneder er fastsat for at give en passende frist til, at du kan indhente ønskede data hos os og at imødegå unødig sagsbehandling, hvis samarbejdet genoptages umiddelbart efter.
 
Er du ansat opbevarer vi generelt dine personoplysninger i en periode på 3 måneder fra ansættelsens ophør. Oplysninger der ligger til grund for din aflønning og til grund for anmeldte arbejdsskader opbevares dog på baggrund af forældelsesloven i en periode på henholdsvis 5 år og 10 år. 
 
Der kan opstå tilfælde hvor vi er nødsaget til at opbevare dine personoplysninger i længere tid, f.eks. ved deltagelse EU-projekter (op til 13 år efter programmets afslutning) eller i forbindelse med en klagesag eller erstatningssag, hvor oplysninger i så fald vil blive opbevaret, indtil sagen er endeligt afsluttet.
 
Vi opbevarer dog personoplysninger til statistik, og hvis oplysningen vurderes at have eller få historisk værdi.
Statistiske oplysninger opbevares maksimalt i 5 fulde kalenderår og baseres kun på det absolut nødvendige datagrundlag for at kunne varetage vores eller de offentlige myndigheders legitime interesser.
Aktuelle IT-systemer, som ikke kan håndtere regelsættet for sletning af personoplysninger, gør at vi undtagelsesvist opretholder personlysninger længere end efter ovennævnte retningslinjer.
 
Statistikker er altid renset for personoplysninger, hvis de offentliggøres eksternt.
Oplysninger af historisk værdi opbevares så længe oplysningen tjener et legitimt formål for dig, dine kammerater, dine kollegaer, os som virksomhed, lokalsamfundet eller samfundet generelt. Eksempelvis klassebilleder eller foto’s fra begivenheder. Oplysninger af historisk værdi offentliggøres ikke eksternt uden samtykke, med mindre lovgivningen tillader det - eksempelsvis som følge af forældelse.
 
Videoovervågning opbevares i 30 dage.

Opbevaring af dine personoplysninger sker fysisk, på skolens servere eller hos leverandører med hvilke, der foreligger databehandleraftaler. Der følges løbende op på leverandørernes overholdelse af aftalerne og evt. skift af underdatabehandlere.  


Lovgrundlag

Vores behandling af personoplysninger baserer sig i vid udstrækning på EU-forordningen og lovgivning. Klik her hvis du ønsker at se hvilke EU-forordninger og love, der ligger til grund herfor.


Organisering 

Skolens arbejde med opbevaring og behandling af personoplysninger er forankret i skolens kvalitetsgruppe.
Koordinator for arbejdet med vedligeholdelse og udarbejde ændringsforslag til politikker, instruks og fælles procedurer er den til enhver tid gældende teamleder for pædagogisk administration. Koordinatoren er ligeledes sparingspartner i forhold til den enkelte afdeling og dennes kvalitetsmedarbejder.

Skolens ”compliencerådgiver” er IT-koordinatoren. Ansvarsområdet omfatter: 

  • kontaktperson i forhold til eksterne henvendelser omkring opbevaring og behandling af personoplysninger
  • kontaktperson i forhold til datatilsynet og øvrige myndigheder i forhold til forhold omfattet af politikken
  • kontaktperson internt i forhold til sikkerhedshændelser
  • indberetning af sikkerhedshændelser til datatilsynet

Afdelingens kvalitetsmedarbejder er ansvarlig for, at der foreligger beskrevne procedurer for alle de forhold, hvor man i afdelingen opbevarer og behandler personoplysninger, og at forholdene lever op til skolens politik og instruks.

Skolen har således ikke en egentlig databeskyttelsesrådgiver. Funktioner som ligger udover de ovenfor beskrevne og supplerende bistand vil blive indhentet via ekstern rådgiver.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder efter Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

·         Retten til at modtage oplysninger om behandling af dine personoplysninger (oplysningspligt)
·         Retten til indsigt i egne personoplysninger (indsigtsret)
·         Retten til berigtigelse af urigtige personoplysninger (berigtigelsesret)
·         Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger bruges til direkte markedsføring
·         Retten til dataportabilitet af personoplysninger (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
·         Retten til begrænsning af behandling af personoplysninger
·         Retten til indsigelse mod behandling af personoplysninger
·         Retten til sletning af personoplysninger (retten til at blive glemt)

Der kan være oplysninger, i hvilke man ikke har ret til indsigt. I disse tilfælde vil vi i besvarelsen af en henvendelse oplyse, hvorfor indsigten ikke kan imødekommes i forhold til de konkrete oplysninger.
Imødekommes sletning af personoplysninger skal du være opmærksom på, at det kan få konsekvenser for dig, hvis oplysningen senere skal bruges. Erhvervsskolerne Aars fralægger sig ethvert ansvar i den forbindelse.

Ønsker du at gøre brug af ovennævnte rettigheder skal du kontakte Erhvervsskolerne Aars via Digital post på borger.dk eller via sikker mail på skolens hjemmeside: erhvervsskolerne.dk. Har du ikke Digital post skal du henvende dig personligt i skolens åbningstid med konkret formuleret ønske om hvilke rettigheder, du ønsker at gøre brug af og hvilke personoplysninger det drejer sig om. Der skal ved henvendelsen fremvises billedlegitimation og legitimation som dokumenterer nuværende adresse – eksempelvis sygesikringsbevis.

Revidering af Politik for opbevaring og behandling af personoplysninger

Politikken revideres løbende. Ændringer godkendes af skolens bestyrelse, hvorefter den reviderede politik offentliggøres på vores hjemmeside.
Den til enhver tid gældende politik kan findes på skolens hjemmeside under ”Om skolen” – ”Politikker og vedtægter”. Ønsker du at modtage information, når der foreligger en revideret politik, kan du tilmelde dig nyhedsbrev samme sted. Ved revision af politik vil ændringer i forhold til den tidligere udgave af politikken være markeret med kursiv.

Henvendelsen besvares altid via Digital post på borger.dk eller undtagelsesvist pr. brev, hvis du ikke har Digital post. Vi udleverer ikke oplysninger personligt.